Grote schoonmaak in je Inbox

Hoe zorg je dat e-mail weer het efficiënte communicatiemiddel wordt dat het ooit was? In vijf stappen naar een leeg Postvak IN.

Tekst: Denise Hulst

Stap 1: orde in de chaos

In je Inbox staan alle mailtjes kris kras door elkaar. Dat op zich kan al een gevoel van onrust veroorzaken. Dus..waar moet je beginnen? Het draait allemaal om structuur. Maak mapjes aan de linkerzijde van je Inbox. Tip: plaats cijfers voor de namen van de mapjes. Zo kun je zelf de volgorde én dus de prioriteit bepalen. Outlook heeft de neiging om alle mappen op alfabetische volgorde te zetten. Niet alleen de onderwerpen waar je aan werkt krijgen een mapje, ook de mensen waar je veel mee communiceert en die niet 'passen' in een specifiek onderwerp. Voor het goed organiseren heb je in ieder geval de volgende mapjes nodig:

Het ‘To-Do-Mapje’ of gewoon : Te Doen. Sommige mails vragen meer aandacht dan een simpele reply. Daar moet je tijd voor maken. Je kunt ze ook in je agenda slepen zodat je er direct tijd voor gereserveerd hebt.
Maak ook een mapje ‘In Afwachting’. Hierin komen de berichten te staan die je zelf verstuurd hebt en waar je nog geen antwoord op hebt gekregen. Wees in je mails altijd duidelijk voor welke datum je een antwoord verwacht. 1x per week deze map controleren is dan voldoende. Je kunt ze ook naar je agenda slepen naar de datum waar je er weer aan herinnerd wilt worden als je dan nog niets gehoord hebt. Dan helpt je e-mailprogramma je onthouden, en hoef je dat zelf niet te doen.
Dodelijk voor de ruimte in je Inbox: mails met attachments. Deze kun je het best in een mapje ‘Lezen’ plaatsen óf nog beter, opslaan op je harde schijf.

Stap 2 : doen!

Aan de slag. Begin bij het oudste bericht. Is het noodzakelijk om de mail te bewaren? Maak een onderscheid tussen Nice to Know en Need to Know. Vraag je nooit af of je een mailtje ooit nog eens nodig hebt, maar vraag je af waar je het kunt vinden áls je het ooit nog eens nodig hebt. Als dat geen moeilijk te beantwoorden vraag is, kun je het misschien net zo goed weggooien. Vraag jezelf af of het ernstige gevolgen voor je werkzaamheden heeft als je het mailtje verwijderd. Zo niet, verplaats het dan naar een van de mappen of beter, gooi weg. Doe dit met elk bericht in je Inbox totdat hij helemaal leeg is. Nu kun je weer fris van start gaan. Wist je trouwens dat er veel hulpfuncties in je e-mailprogramma zitten? Zo kun je filters voor spam instellen én met de Wizard Regels berichten automatisch laten verplaatsen naar de map waarin ze thuishoren. Sluit vrede met je e-mailprogramma! Je zult er voorlopig nog veel mee moeten werken, dus kun je maar beter de kennismaking vernieuwen en het beste er uit halen. Dat bespaart een hoop tijd én stress.

Stap 3: doe het nu

Leer jezelf andere gewoontes aan. Dit is de gouden regel bij het gebruik van e-mail: Doe Het Nu! Beslis meteen of het mailtje voor jou interessant is. Is dat niet het geval? Verwijder die mail of stuur hem door naar iemand anders. Beslis daarna of je op de andere mailtjes direct antwoord kunt geven, en als het een kleine moeite is om dat te doen, doe het dan ook. Daarmee vermijd je uitstelgedrag. Als je beslissingen uitstelt, organiseer je je eigen achterstanden. Direct een heldere beslissing nemen over wat je doet met een e-mailbericht, is de grootste tijdspaarder die je je kunt bedenken. Verplaats ze vervolgens naar de juiste mapjes. Ook hiervoor geldt: doe het direct! Daadkracht doet het goed op de werkvloer. Wees dus niet bang om knopen door te hakken. Tip: soms is het beter om de telefoon te pakken of langs te lopen. Dat is vaak efficiënter én goed voor je sociale contacten. Bovendien: het is de meest effectieve manier om het aantal inkomende berichten te verminderen.

Stap 4: maak tijd

Geef het afhandelen van e-mail zoveel mogelijke een vast tijdstip op je werkdag. Controleer je berichten maximaal een keer of drie per dag: ’s morgens bij binnenkomst, na de lunch en aan het eind van de middag. Als je bang bent om dringende mail te missen is het misschien goed om je te realiseren dat e-mail niet het geschikte medium is om dringende zaken mee te regelen. Het helpt ook als je bedenkt dat de meeste mensen regelmatig niet bereikbaar zijn, gewoon omdat ze aan het werk zijn, in vergadering zitten of misschien wel gewoon op de wc. Er zijn nog nooit problemen ontstaan die alleen maar via de mail opgelost hadden kunnen worden of voorkomen. Relativeren helpt buitengewoon goed bij het gevoel van dringende zaken. Als het écht belangrijk is,weten de mensen je echt wel te vinden. Ook zonder e-mail. Reserveer dus elke dag een vast tijdstip om je mail weg te werken. Zo voorkom je dat je omkomt in je eigen achterstanden.

Stap 5: onderhoud je systeem

Een lege Inbox betekent rust in het hoofd. Dit zou een voldoende motivatie moeten zijn om het zo te houden. Hou je digitale archief bij, want een archief beweegt mee op de inhoud van je taken. Projecten komen en gaan en dagelijks komen er weer nieuwe mailtjes binnen. Vergeet niet om ook je ‘deleted items’ te verwijderen!

Bonustips

zet de melding van nieuwe e-mailberichten uit, zodat je niet voortdurend in de verleiding komt als er nieuwe mail binnen is: Extra-Opties-E-mailopties-Geavanceerde e-mailopties: vinkjes zetten (wijst zich vanzelf)
begin eens een keer niet met je e-mail, maar ga eerst eens iets doen wat je al heel lang van plan was. De uurtjes tot een uur of 9.00- 10.00 zijn vaak de meest productieve uren omdat ze het rustigst zijn. Halverwege de ochtend je mail openen als je het aan het eind van de vorige werkdag nog gecontroleerd hebt, is vaak vroeg genoeg.
hou e-mail berichten kort en bondig
laat weten dat mensen niet hoeven te antwoorden als dat niet nodig is: NRN (No Reply Needed) of GAN : Geen Antwoord Nodig.

Meer weten over het boek Efficient E-mailen, van last naar lust onder het motto; wie is hier nu eigenlijk de baas? Hier kunt u bestellen.

Workshopaanbieding

Ook behoefte aan een lege Inbox en rust in het hoofd? Schrijf je samen met je laptop in voor een workshop ‘In vijf stappen naar een leeg Postvak IN’ en ga naar huis met een lege Inbox en rust in je hoofd. Voor meer informatie en inschrijven kijk je hier.

Lekker fris!
Zelfcompassie: accepteer jezelf zoals je bent
Alles overzichtelijk bij elkaar
Column mindful leven
Koken met liefde
De gevolgen van hyperparenting
Column Feikje Breimer