Ruimte in je inbox
Een gegarandeerde bron van werkstress vormt je e-mail inbox. Je blijft ‘m de baas door consequent de volgende stappen toe te passen.
Stap 1. Besef dat nieuwe mail niet per se belangrijk is!
Heel belangrijk: besef dat e-mail ‘alleen maar’ nieuwe informatie is en dat nieuwe informatie niet altijd en per se belangrijker is dan oude informatie. Spring dus niet meteen op iedere nieuwe mail alsof ‘ie ongelooflijk urgent is.
Stap 2. Beoordeel, selecteer en categoriseer.
Als je je mail leest, beslis dan meteen wat je ermee doet. Alle ongevraagde e-mail, spam, etc gooi je ongelezen weg. Kun je een mail binnen twee minuten beantwoorden, doe dat dan. De rest parkeer je in de juiste categorie, ofwel het juiste mapje op je harde schijf. Heb je de neiging om te lang met het verwerken van je mail bezig te zijn, zet dan eens een wekker op 12 minuten om je te trainen in het snel verwerken van zoveel mogelijk berichten.
Stap 3. Zorg voor de juiste mapjes, maar maak er vooral niet teveel.
Handig zijn de volgende mapjes:
-
Archiveren. Dit mapje is voor de mail waarop geen actie hoeft te worden ondernomen en voor de mail die afgehandeld is.
-
Wachten op. De mails waar je nu niets mee hoeft, maar die je niet wilt vergeten.
-
Agenda. Naar deze map verplaats je al je afspraken.
-
Takenlijst. Voor de dingen die je deze week moet doen.
-
Later misschien. Voor alles wat je toch niet deze week gaat doen. Dat hoef je ook niet meer in je blikveld te hebben. Neem dit mapje één keer per week door en verplaats eventueel items naar je takenlijst.
Het is vooral belangrijk om je mails te parkeren op de plek waar ze de minste aandacht kosten. Dus niet in je inbox, maar bijvoorbeeld in de ‘wachten op’- lijst.’
Stap 4. Check je e-mail op een aantal vaste tijdstippen.
De meeste mensen checken hun mail veel te vaak. Variërend van een paar keer tot – ja echt! – 40 keer per uur. Spreek vaste tijdstippen af met jezelf, bijvoorbeeld om 11, 1 en 3 uur. Laat dit ook weten aan de buitenwereld, dan verwachten ze niet à la minuut een antwoord. Zet elk signaal uit dat meldt dat er een nieuwe mail is binnengekomen. En gebruik je e-mail niet als pauze of afleiding. Je kunt beter een echt pauze nemen, opstaan of uit het raam kijken dan je mail gaan checken.’
Stap 5. Kijk ’ns goed naar de manier waarop je je e-mail gebruikt.
E-mail is niet voor elke boodschap het meest geschikte middel. Soms kun je beter even bij iemand binnenlopen of de telefoon pakken. Kijk ook welk medium het beste bij jou past en bij de mensen waar je veel mee te maken hebt. Gebruik je mail ook niet om ruzies uit te vechten of voor emotionele boodschappen. Daarvoor is de telefoon of liever nog een face-to-facegesprek nog steeds het aangewezen medium.’
Verder lezen?
Hoe overleef ik mijn inbox? 31 tips voor een gelukkig online leven. Jim Stolze.
Bestel via bol.com
Hoe overleef ik mijn inbox?
Jim Stolze
Elke dag je hoofd en je inbox leeg. Taco Oosterkamp.
Bestel via bol.com
Elke Dag Je Inbox Leeg
Taco Oosterkamp
Efficient e-mailen. Denise Hulst.
Bestel via bol.com
Efficient e-mailen
Denise Hulst
Websites: